Kampanja
Kampanja predstavlja sve naše aktivnosti usmerene ka dostizanju cilja javnog zagovaranja, tj. promenu politike, donošenje određene odluke, preraspodelu novca u budžetu i sl.
Vrlo je važno da sve naše aktivnosti u kampanji budu planirane i koordinirane i jasno usmerenena cilj koji želimo postići.
Okosnica svake uspešne kampanje jeste uspešna poruka koju šaljemo našoj ciljnoj grupi.
Osnovna poruka je jedna direktna izjava ili mali broj direktnih izjava koje odražavaju:
Našom osnovnom porukom se rukovode namenske poruke, slogani, šlagvorti i priče koje se koriste u javnom zagovaranju, u različitim vremenskim trenucima i sa različitim auditorijumom.
_Namenska poruka_ se kreira za specifični auditorijum, a zasniva se na analizi sledećih pitanja:
Ova analiza će odrediti:
Ključni elementi u kreiranju dobre poruke su: 1. Sadržaj
Sadržaj je centralna ideja poruke. On predstavlja odgovor na nekoliko pitanja: Koja je glavna poenta koju našom porukom želimo da prenesemo? Koja je to osnovna ideja za koju se nadamo da će publika prihvatiti iz naše poruke? Šta zapravo hoćemo da postignemo traženom promenom?
2. Jezik
Jezik se odnosi na reči koje smo odabrali da bismo preneli našu poruku. Da li je izbor reči jasan, ili se može desiti da ga različite publike različito interpretiraju? Da li je jezik odgovarajući za našu ciljanu publiku? Očigledno je da ćemo koristiti različit jezik kada hoćemo da pridobijemo univerzitetske profesore ili kada komuniciramo sa grupom mladih ljudi.
3. Pošiljalac/izvor
Pošiljalac ili izvor je osoba koja saopštava poruku. Da li je pošiljalac osoba koja uliva poverenje našoj ciljanoj publici? Da li je moguće, kao pošiljaoce poruke, uključiti predstavnike zajednice na koju će uticati promena politike? Na primer, možemo li pozvati lidera zajednice da nam se pridruži na sastanku sa donosiocima odluke?
4. Vreme i mesto
Kada i gde ćemo saopštiti našu poruku javnog zastupanja? Da li je možda u toku izborna kampanja zbog koje bi kreatori politike mogli lakše nego inače da prihvate našu poruku? Da li se odvijaju neki politički događaji sa kojima možemo da se povežemo da bismo obezbedili više pažnje našoj temi? Neke grupe javnog zastupanja povezuju svoje strategije komunikacije sa događajima kao što su Dan žena ili Svetski dan za borbu protiv SIDE. Sa druge strane, moramo voditi računa da poruku ne pošaljemo u vreme kada zbog nekih drugih veoma važnih događaja ona može proći nezapaženo.
5. Format/mediji
Formati ili mediji su kanali komunikacije koje koristimo za prenošenje poruke, a koji su najdelotvorniji za naše nastojanje da dođete do naše publike. To mogu biti:
Odabir načina na koji ćemo preneti poruku zavisi od same poruke, podrške koju imamo, ali i od naše inovativnosti i maštovitosti. Konačna odluka o izboru formata za prenošenje poruke zavisi od nekoliko faktora, kao što su:
Trošak/Cena Masovni mediji kao što su radio ili TV mogu biti skupi. Grupa za javno zagovaranje može da potraži besplatne ili jeftinije mogućnosti za korišćenje masovnih medija.
Rizik Kada NVO ili mreža izađe javno sa temom javnog zagovaranja - posebno ako je ona kontroverzna- uvek postoji šansa da njena reputacija bude ugrožena. Pojedine taktike javnog zagovaranja iziskuju više rizika od nekih drugih. Javne debate i forumi uživo koji bacaju svetlo na obe strane teme se mogu pretvoriti u konfliktne događaje. I pored toga, rizik može da se umanji brižnim planiranjem, izborom govornika, vežbanjem, pripremom, itd.
Vidljivost Možda neka slavna ličnost ili neki zvaničnik visokog ranga želi da poseti naš projekat. Ovo može da obezbedi odličnu priliku da privučemo i druge prenosioce poruka da nas posete i da promovišu određeni zadatak javnog zagovaranja. Da bismo bili sigurni da će suština poruke biti preneta javnosti i/ili donosiocima odluka u ograničenom vremenskom periodu (emitovanje na radiju ili TV, citat u štampi, kratki susret sa ciljanom publikom) treba je primereno kreirati.
Ispitivanja su pokazala da pri ubeđivanju ljudi da promene mišljenje o nekom pitanju, najveći uticaj imaju:
Na spomenutim principima je zasnovana "Poruka od jednog minuta". Kada konstruišemo poruku za TV nastup ili intervju za novine, ovaj jednostavan model koji sadrži četiri elementa će pomoći govorniku da se fokusira:
1. Izjava Ovo je centralna ideja poruke. U nekoliko jasnih rečenica, mi, kao zagovarači bi trebalo da prezentujemo «suštinu» naše poruke.
2. Dokaz Podržava izjavu ili centralnu ideju sa nekim činjenicama. Govornik treba da koristi podatke kojeće publika razumeti.
3. Primer Nakon što je obezbedio činjenice, govornik treba da doda ljudsko lice celoj priči. Korišćenje anegdota koja se bazira na nečijem ličnom iskustvu, personalizuje činjenice i podatke.
4. Poziv na akciju U ovom delu mi želimo da pokrenemo kreatora politike na akciju. Na kraju poruke, govornik treba jasno da ukaže na to šta publika može da uradi da bi promenila situaciju. Šta god da je zadatak javnog zagovaranja, on mora biti jasno predstavljen ciljanoj publici kao poziv na akciju!
Čak i ako kao cilj imate instituciju, poruku dizajnirate kao da je namenjena pojedincu. Pre nego što počnete sa njenim širenjem, zamislite sebe u koži primaoca.
Vrlo je važno da sve naše aktivnosti u kampanji budu planirane i koordinirane i jasno usmerenena cilj koji želimo postići.
Okosnica svake uspešne kampanje jeste uspešna poruka koju šaljemo našoj ciljnoj grupi.
Poruka i prenošenje poruke
Osnovna poruka je jedna direktna izjava ili mali broj direktnih izjava koje odražavaju:
- Našu analizu problema
- Uzrok problema
- Koga smatramo odgovornim za rešavanje
- Predloženo rešenje, ako ga imamo
- Akcije koje zahtevamo od drugih radi podrške našem rešenju.
Našom osnovnom porukom se rukovode namenske poruke, slogani, šlagvorti i priče koje se koriste u javnom zagovaranju, u različitim vremenskim trenucima i sa različitim auditorijumom.
_Namenska poruka_ se kreira za specifični auditorijum, a zasniva se na analizi sledećih pitanja:
- Šta je najubedljivije za dati auditorijum
- Koje informacije on mora da čuje
- Kakvu akciju želimo da preduzme.
Ova analiza će odrediti:
- Sadržaj poruke
- Oblik poruke (reči, slike itd)
- Dužinu poruke
- Medijum (masovne medije, sastanje u četiri oka, demonstracije, ulične performanse itd)
- Kurira ili portparola (pripadnika grupe, stručnjaka itd).
Ključni elementi u kreiranju dobre poruke su: 1. Sadržaj
Sadržaj je centralna ideja poruke. On predstavlja odgovor na nekoliko pitanja: Koja je glavna poenta koju našom porukom želimo da prenesemo? Koja je to osnovna ideja za koju se nadamo da će publika prihvatiti iz naše poruke? Šta zapravo hoćemo da postignemo traženom promenom?
2. Jezik
Jezik se odnosi na reči koje smo odabrali da bismo preneli našu poruku. Da li je izbor reči jasan, ili se može desiti da ga različite publike različito interpretiraju? Da li je jezik odgovarajući za našu ciljanu publiku? Očigledno je da ćemo koristiti različit jezik kada hoćemo da pridobijemo univerzitetske profesore ili kada komuniciramo sa grupom mladih ljudi.
3. Pošiljalac/izvor
Pošiljalac ili izvor je osoba koja saopštava poruku. Da li je pošiljalac osoba koja uliva poverenje našoj ciljanoj publici? Da li je moguće, kao pošiljaoce poruke, uključiti predstavnike zajednice na koju će uticati promena politike? Na primer, možemo li pozvati lidera zajednice da nam se pridruži na sastanku sa donosiocima odluke?
4. Vreme i mesto
Kada i gde ćemo saopštiti našu poruku javnog zastupanja? Da li je možda u toku izborna kampanja zbog koje bi kreatori politike mogli lakše nego inače da prihvate našu poruku? Da li se odvijaju neki politički događaji sa kojima možemo da se povežemo da bismo obezbedili više pažnje našoj temi? Neke grupe javnog zastupanja povezuju svoje strategije komunikacije sa događajima kao što su Dan žena ili Svetski dan za borbu protiv SIDE. Sa druge strane, moramo voditi računa da poruku ne pošaljemo u vreme kada zbog nekih drugih veoma važnih događaja ona može proći nezapaženo.
5. Format/mediji
Formati ili mediji su kanali komunikacije koje koristimo za prenošenje poruke, a koji su najdelotvorniji za naše nastojanje da dođete do naše publike. To mogu biti:
- Sastanci licem u lice
- Plakati, leci
- TV, radio ili bilbord reklama
- Potpisivanje peticije
- Skupovi na otvorenom prostoru
- Javni protesti
- Debate
- Saopštenja za javnost
- Konferencije za medije
- Politički forumi
- Tribine
- Brošure
- Pisma
Odabir načina na koji ćemo preneti poruku zavisi od same poruke, podrške koju imamo, ali i od naše inovativnosti i maštovitosti. Konačna odluka o izboru formata za prenošenje poruke zavisi od nekoliko faktora, kao što su:
Trošak/Cena Masovni mediji kao što su radio ili TV mogu biti skupi. Grupa za javno zagovaranje može da potraži besplatne ili jeftinije mogućnosti za korišćenje masovnih medija.
Rizik Kada NVO ili mreža izađe javno sa temom javnog zagovaranja - posebno ako je ona kontroverzna- uvek postoji šansa da njena reputacija bude ugrožena. Pojedine taktike javnog zagovaranja iziskuju više rizika od nekih drugih. Javne debate i forumi uživo koji bacaju svetlo na obe strane teme se mogu pretvoriti u konfliktne događaje. I pored toga, rizik može da se umanji brižnim planiranjem, izborom govornika, vežbanjem, pripremom, itd.
Vidljivost Možda neka slavna ličnost ili neki zvaničnik visokog ranga želi da poseti naš projekat. Ovo može da obezbedi odličnu priliku da privučemo i druge prenosioce poruka da nas posete i da promovišu određeni zadatak javnog zagovaranja. Da bismo bili sigurni da će suština poruke biti preneta javnosti i/ili donosiocima odluka u ograničenom vremenskom periodu (emitovanje na radiju ili TV, citat u štampi, kratki susret sa ciljanom publikom) treba je primereno kreirati.
Ispitivanja su pokazala da pri ubeđivanju ljudi da promene mišljenje o nekom pitanju, najveći uticaj imaju:
- Izvor od poverenja
- Ubedljivi podaci
- Priča sa nečijim ličnim iskustvom
Na spomenutim principima je zasnovana "Poruka od jednog minuta". Kada konstruišemo poruku za TV nastup ili intervju za novine, ovaj jednostavan model koji sadrži četiri elementa će pomoći govorniku da se fokusira:
1. Izjava Ovo je centralna ideja poruke. U nekoliko jasnih rečenica, mi, kao zagovarači bi trebalo da prezentujemo «suštinu» naše poruke.
2. Dokaz Podržava izjavu ili centralnu ideju sa nekim činjenicama. Govornik treba da koristi podatke kojeće publika razumeti.
3. Primer Nakon što je obezbedio činjenice, govornik treba da doda ljudsko lice celoj priči. Korišćenje anegdota koja se bazira na nečijem ličnom iskustvu, personalizuje činjenice i podatke.
4. Poziv na akciju U ovom delu mi želimo da pokrenemo kreatora politike na akciju. Na kraju poruke, govornik treba jasno da ukaže na to šta publika može da uradi da bi promenila situaciju. Šta god da je zadatak javnog zagovaranja, on mora biti jasno predstavljen ciljanoj publici kao poziv na akciju!
Čak i ako kao cilj imate instituciju, poruku dizajnirate kao da je namenjena pojedincu. Pre nego što počnete sa njenim širenjem, zamislite sebe u koži primaoca.
- Utuvite svoju poruku svakome u glavu, koristeći što više različitih oblika i što više vrsta medija.
- Proverite da li je poruka konzistentna; nemojte je menjati dok je auditorijum ne usvoji.
- Omogućite više nivoa ulaza za ljude sa različitim stepenom znanja, tako da za svakoga ko želi da se uključi ima ponešto. Ali, nemojte omalovažavati ljude materijalom koji prekomerno pojednostavljuje problem i izvitoperuje njegovo razumevanje.
- Povratnu informaciju o napredovanju procesa zagovaranja prenosite osoblju na terenu, koje obavlja težak posao. Nekada će vam ponovo biti potrebni.
- Prepustite onima koje zastupate – na primer seljacima u južnom Sudanu, da govore, pišu, lobiraju sami za sebe, umesto da to ide preko posrednika.
- Prepoznajte i iskoristite spoljašnje i unutrašnje događaje i prilike. Pripremite vremenski raspored i proverite da li imate prikladne i dobro ispitane informacije koje ćete prenositi tokom tih događaja.
- Koristite jezik ciljnog auditorijuma i izbegavajte tehničke izraze ili žargon.
- Jasno navedite šta želite da vaš auditorijum UČINI pošto čuje poruku.
- Ako ste uključeni u širu mrežu ili oblik saradnje, proverite da poruka ne iznenađuje ili kompromituje članove.
- Mogućnosti da prenesete poruku su oskudne i „tanke“, prigrabite ih čim se jave i proverite da li ste pripremili istraživanja kojima ćete bez odlaganja odgovoriti na njih.
Osobine uspešne poruke
Da bi poruka bila uspešna potrebno je da ima sledeće osobine:- Jasna
- Jedinstvena
- Dosledna
- Sažeta
- Emocionalna
- Bitna
- Istinita
- Mapa za lociranje ključnih tema kampanje
Ključne teme u kampanji bi trebale biti one koje su visoko rangirane na lestvici važnosti problema/teme i za koje organizacija ima visok kredibilitet u javnosti.
Strateška komunikacija je svaka planirana aktivnost komunikacije koja ima za cilj da pokrene akicju kroz sledeće korake: informisati, ubediti, motivisati i pokrenuti na akciju.
Komunikacija u kampanji
Uspešno javno zastupanje zavisi od veštine ubeđivanja i/ili vršenja pritiska na kreatore politike da preduzmu akciju. To podrazumeva sistematsku analizu i procenu ciljane publike kao osnov za planiranje i kreiranje strategije komunikacije. Tek na osnovu prikupljenih podataka moguće je formirati poruku po meri publike i izabrati primeren kanal za njeno prenošenje.Strateška komunikacija je svaka planirana aktivnost komunikacije koja ima za cilj da pokrene akicju kroz sledeće korake: informisati, ubediti, motivisati i pokrenuti na akciju.
Mnogi pokušaji javnog zastupanja se prvenstveno usmeravaju na prvi nivo – informisanje.
Dobra strategija komunikacije podrazumeva više ciljeve i postizanje većeg uticaja. Ona teži i da motiviše publiku da oseti nešto u vezi sa pokrenutim pitanjem, da je ubedi da usvoji određenu poziciju u odnosu na temu i treba da je pokrene da preduzme neku akciju.
Ključni element strateške komunikacije je razumeti dobro publiku, sagledati temu iz njene perspektive i prepoznati šta bi ih moglo motivisati da pruže podršku.
Pred nama je i zadatak kako da mobilišemo svoju lokalnu zajednicu da dobijemo podršku, za promenu postojeće politike, rešavanje odredjenog problema ili preraspodelu budžetskog novca.
Da bi nas šira zajednica podržavala, ljudi moraju biti upoznati sa problemom i svesni njegove važnosti, treba da su spremni da se zalažu za promene, ali i da vide jasno ostvarivu alternativu koju mi zagovaramo, kao i načine koji do nje vode. Jako je važno da budemo spremni da se sastajemo sa ljudima, da ih informišemo o koracima koje smo napravili, ko nam se pridružio, kako napredujemo...
Kanali komunikacije
Nakon kreiranja poruke, pred nama je zadatak da prilagođenu poruku šaljemo na više adresa: donosiocima odluka, njihovim saradnicima, našim korisnicima, široj javnosti. U odnosu na to kome šaljemo poruku ćemo birati i način prenošenja poruke, odnosno kanal komunikacije.
Mogući načini prenošenja poruke su: sastanci licem u lice, plakati, leci, TV, radio, bilbordreklama, potpisivanje peticije, ulične predstave, izložbe, javni protesti, debate, saopštenja za javnost, konferencije za medije, politički forumi, tribine, brošure, pisma, itd.
Mediji kao saveznici Veština komunikacije sa medijima predstavljaće ključ našeg uspeha. To je put kojim poruku šaljemo ka primarnoj, ali i ka sekundarnoj ciljanoj publici, budućim partnerima, kako organizacijama, tako i pojedincima i pojedinkama. Mediji će stići i na mesta do kojih mi ne možemo.
Neki ljudi veruju da upravljanje vremenom i samo zahteva previše vremena. Evo nekoliko saveta kako da bolje upravljate svojim vremenom. Neki od njih biće vam poznati. Neke nećete moći da primenite u svom životu. Ali sve njih su koristili ljudi da bi sebi olakšali život.
Uradite to odmah Bolje je da potrošite 20 sekundi na zavođenje nekog dokumenta nego da ga posle tražite pola sata. Zapišite telefon u imenik umesto da kasnije deset minuta tražite ceduljicu na kojoj ste ga zapisali.
Određujte prioritete Ne znate šta prvo da uradite od svih stvari koje vam vise nad glavom?
Dobro razmislite: šta je to što moram da uradim danas? Ovo ne uključuje stvari koje biste voleli da završite danas, već samo one koje moraju da budu završene. Jedna naša prijateljica se probudila u sred noći, opterećena zadacima koji su je čekali u dolazećoj nedelji; bila je uverena da neće moći sve da postigne. Gotovo očajna, upitala se: šta je to što moram da uradim do ponedeljka? A šta do utorka? itd. Otkrila je da može da ispuni sve rokove koji su joj bili postavljeni te nedelje – ali ne u jednom danu!
Buditi realni. Siguran način da se uspaničite jeste da sebi isplanirate mnogo više posla nego što zapravo možete da postignete u jednom danu/nedelji/itd. Neka vas zdrav razum upozori da ste sebi zadali previše posla. Lepo je imati entuzijazam, ali on ne čini dan dužim.
Koristite obojene fascikle kako biste razlikovali zadatke po važnosti. Podelite velikesvežnjeve dokumenata na manje delove. Boje vam pomažu da samo jednim pogledom utvrdite koji zadaci zahtevaju vašu trenutnu pažnju. Iskoristite to. A zašto biste podelili svežanj dokumenata na više manjih fascikli? Jedan administrativni asistent, umoran od prevrtanja po prepunim fasciklama koje je za sobom ostavio njegov prethodnik, odlučio je da svaku podeli na tri manje, po određenim kriterijumima. Iako je ovo zahtevalo izvestan utrošak vremena, uštedeo bi vreme svaki sledeći put kada bi nešto tražio. A i šefovi su ga pohvalili kada su shvatili da se svi mnogo lakše snalaze u polici sa dokumentima.
Delegirajte (poveravajte zadatke drugima). Osoba koja odbija da poveri drugima svoje zadatke verovatno će biti preopterećena i isfrustrirana. Nije potrebno da menadžeri sami obavljaju svaki pojedinačni zadatak. Jedan veoma uspešan menadžer priznao je da je za njegov uspeh zaslužan i njegov sekretar, kom je poveravao mnoge zadatke koji nisu zahtevali njegovo lično učešće. On je imao vremena da se posveti strankama.
Isplanirajte vremenski svoj dan. Zakažite sebi »sastanak« svakog dana. Ako neko želi tada da se vidi sa vama, recite: »Žao mi je, ali imam sastanak.« Bilo da ste upotrebili ovo vreme za razmišljanje, planiranje, ili samo da predahnete, nije iskorišćeno uzalud. A vi ćete i pored toga moći da postignete sve što ste planirali, ako ne i više.
Pravite spiskovePravljenje spiskova je legitimno sredstvo za upravljanje vremenom. Neka vam pri ruci uvek bude blok u koji možete da zapisujete stvari koje vam padnu na pamet, projekte koje treba privesti kraju, stvari koje ćete uraditi kasnije, čak i telefonske pozive koje morate da obavite. Na kraju dana ili nedelje, kako vam je zgodnije, precrtajte one stvari koje ste završili, onda napravite nov spisak u koji ćete uneti preostale obaveze prioritentim redom. Ovo bi trebalo da traje najviše 15 minuta ako je u pitanju dnevni spisak, a nešto duže ako pravite nedeljni. Ako imate spisak, ne dešava vam se da se užasnete kada shvatite da ste zaboravili na veoma važnu stvar, i imate osećaj da držite obaveze pod kontrolom, te se bolje koncentrišete na posao koji je pred vama. Otkrijte kada imate najviše energije Da li imate najviše energije u 10 ujutru ili posle podne?
Isplanirajte da najteže poslove radite kada imate naviše energije.
Pre nego što krenete na sastanak, proverite da li će se zaista održati Dovoljan vam je minut da proverite da li se sastanak održava pre nego što izađete iz kancelarije.
Da li ste sigurni da vam elektronski kalendari ne oduzimaju previše vremena? Naravno, oni koji vole elektronske »igračke« neće se složiti, ali ponekad je potrebno više vremena da se informacije unesu u neki program ili »spravicu« nego da se zapišu olovkom u neki običan, »papirni« kalendar.
E-mail Elektronska pošta predstavlja još jedan izazov efikasnom upravljanju vremenom.
Odgovarajte blagovremeno na poruke, nemojte dozvoliti da vam se gomilaju u sandučetu.
Napravite folder za poruke koje želite da sačuvate, kao i za projekte kojima ćete se posvetiti u bliskoj budućnosti. Poštujte vreme drugih ljudi i nemojte prosleđivati razne priče i poruke koje ljudi šalju vama. Često koristite taster delete. Brišite junk-mail odmah, nemojte ga prethodno čitati.
Vreme je od neprocenjive vrednosti, a upravljanje vremenom pomaže vam da budete produktivniji. Ono vam takođe pomaže da se oslobodite stresa i da više uživate u životu i u poslu.
Dobra strategija komunikacije podrazumeva više ciljeve i postizanje većeg uticaja. Ona teži i da motiviše publiku da oseti nešto u vezi sa pokrenutim pitanjem, da je ubedi da usvoji određenu poziciju u odnosu na temu i treba da je pokrene da preduzme neku akciju.
Ključni element strateške komunikacije je razumeti dobro publiku, sagledati temu iz njene perspektive i prepoznati šta bi ih moglo motivisati da pruže podršku.
Pred nama je i zadatak kako da mobilišemo svoju lokalnu zajednicu da dobijemo podršku, za promenu postojeće politike, rešavanje odredjenog problema ili preraspodelu budžetskog novca.
Da bi nas šira zajednica podržavala, ljudi moraju biti upoznati sa problemom i svesni njegove važnosti, treba da su spremni da se zalažu za promene, ali i da vide jasno ostvarivu alternativu koju mi zagovaramo, kao i načine koji do nje vode. Jako je važno da budemo spremni da se sastajemo sa ljudima, da ih informišemo o koracima koje smo napravili, ko nam se pridružio, kako napredujemo...
Kanali komunikacije
Nakon kreiranja poruke, pred nama je zadatak da prilagođenu poruku šaljemo na više adresa: donosiocima odluka, njihovim saradnicima, našim korisnicima, široj javnosti. U odnosu na to kome šaljemo poruku ćemo birati i način prenošenja poruke, odnosno kanal komunikacije.
Mogući načini prenošenja poruke su: sastanci licem u lice, plakati, leci, TV, radio, bilbordreklama, potpisivanje peticije, ulične predstave, izložbe, javni protesti, debate, saopštenja za javnost, konferencije za medije, politički forumi, tribine, brošure, pisma, itd.
Mediji kao saveznici Veština komunikacije sa medijima predstavljaće ključ našeg uspeha. To je put kojim poruku šaljemo ka primarnoj, ali i ka sekundarnoj ciljanoj publici, budućim partnerima, kako organizacijama, tako i pojedincima i pojedinkama. Mediji će stići i na mesta do kojih mi ne možemo.
Nekoliko saveta za upravljanje vremenom u kampanji
DA LI UPRAVLJATE SVOJIM VREMENOM ILI ONO UPRAVLJA VAMA?
Neki ljudi veruju da upravljanje vremenom i samo zahteva previše vremena. Evo nekoliko saveta kako da bolje upravljate svojim vremenom. Neki od njih biće vam poznati. Neke nećete moći da primenite u svom životu. Ali sve njih su koristili ljudi da bi sebi olakšali život.
Uradite to odmah Bolje je da potrošite 20 sekundi na zavođenje nekog dokumenta nego da ga posle tražite pola sata. Zapišite telefon u imenik umesto da kasnije deset minuta tražite ceduljicu na kojoj ste ga zapisali.
Određujte prioritete Ne znate šta prvo da uradite od svih stvari koje vam vise nad glavom?
Dobro razmislite: šta je to što moram da uradim danas? Ovo ne uključuje stvari koje biste voleli da završite danas, već samo one koje moraju da budu završene. Jedna naša prijateljica se probudila u sred noći, opterećena zadacima koji su je čekali u dolazećoj nedelji; bila je uverena da neće moći sve da postigne. Gotovo očajna, upitala se: šta je to što moram da uradim do ponedeljka? A šta do utorka? itd. Otkrila je da može da ispuni sve rokove koji su joj bili postavljeni te nedelje – ali ne u jednom danu!
Buditi realni. Siguran način da se uspaničite jeste da sebi isplanirate mnogo više posla nego što zapravo možete da postignete u jednom danu/nedelji/itd. Neka vas zdrav razum upozori da ste sebi zadali previše posla. Lepo je imati entuzijazam, ali on ne čini dan dužim.
Koristite obojene fascikle kako biste razlikovali zadatke po važnosti. Podelite velikesvežnjeve dokumenata na manje delove. Boje vam pomažu da samo jednim pogledom utvrdite koji zadaci zahtevaju vašu trenutnu pažnju. Iskoristite to. A zašto biste podelili svežanj dokumenata na više manjih fascikli? Jedan administrativni asistent, umoran od prevrtanja po prepunim fasciklama koje je za sobom ostavio njegov prethodnik, odlučio je da svaku podeli na tri manje, po određenim kriterijumima. Iako je ovo zahtevalo izvestan utrošak vremena, uštedeo bi vreme svaki sledeći put kada bi nešto tražio. A i šefovi su ga pohvalili kada su shvatili da se svi mnogo lakše snalaze u polici sa dokumentima.
Delegirajte (poveravajte zadatke drugima). Osoba koja odbija da poveri drugima svoje zadatke verovatno će biti preopterećena i isfrustrirana. Nije potrebno da menadžeri sami obavljaju svaki pojedinačni zadatak. Jedan veoma uspešan menadžer priznao je da je za njegov uspeh zaslužan i njegov sekretar, kom je poveravao mnoge zadatke koji nisu zahtevali njegovo lično učešće. On je imao vremena da se posveti strankama.
Isplanirajte vremenski svoj dan. Zakažite sebi »sastanak« svakog dana. Ako neko želi tada da se vidi sa vama, recite: »Žao mi je, ali imam sastanak.« Bilo da ste upotrebili ovo vreme za razmišljanje, planiranje, ili samo da predahnete, nije iskorišćeno uzalud. A vi ćete i pored toga moći da postignete sve što ste planirali, ako ne i više.
Pravite spiskovePravljenje spiskova je legitimno sredstvo za upravljanje vremenom. Neka vam pri ruci uvek bude blok u koji možete da zapisujete stvari koje vam padnu na pamet, projekte koje treba privesti kraju, stvari koje ćete uraditi kasnije, čak i telefonske pozive koje morate da obavite. Na kraju dana ili nedelje, kako vam je zgodnije, precrtajte one stvari koje ste završili, onda napravite nov spisak u koji ćete uneti preostale obaveze prioritentim redom. Ovo bi trebalo da traje najviše 15 minuta ako je u pitanju dnevni spisak, a nešto duže ako pravite nedeljni. Ako imate spisak, ne dešava vam se da se užasnete kada shvatite da ste zaboravili na veoma važnu stvar, i imate osećaj da držite obaveze pod kontrolom, te se bolje koncentrišete na posao koji je pred vama. Otkrijte kada imate najviše energije Da li imate najviše energije u 10 ujutru ili posle podne?
Isplanirajte da najteže poslove radite kada imate naviše energije.
Pre nego što krenete na sastanak, proverite da li će se zaista održati Dovoljan vam je minut da proverite da li se sastanak održava pre nego što izađete iz kancelarije.
Da li ste sigurni da vam elektronski kalendari ne oduzimaju previše vremena? Naravno, oni koji vole elektronske »igračke« neće se složiti, ali ponekad je potrebno više vremena da se informacije unesu u neki program ili »spravicu« nego da se zapišu olovkom u neki običan, »papirni« kalendar.
E-mail Elektronska pošta predstavlja još jedan izazov efikasnom upravljanju vremenom.
Odgovarajte blagovremeno na poruke, nemojte dozvoliti da vam se gomilaju u sandučetu.
Napravite folder za poruke koje želite da sačuvate, kao i za projekte kojima ćete se posvetiti u bliskoj budućnosti. Poštujte vreme drugih ljudi i nemojte prosleđivati razne priče i poruke koje ljudi šalju vama. Često koristite taster delete. Brišite junk-mail odmah, nemojte ga prethodno čitati.
Vreme je od neprocenjive vrednosti, a upravljanje vremenom pomaže vam da budete produktivniji. Ono vam takođe pomaže da se oslobodite stresa i da više uživate u životu i u poslu.